Je audit rechtstreeks uit je systeem
Met directe toegang tot je administratie of ERP analyseert de accountant volledige populaties, in plaats van alleen een steekproef uit aangeleverde exports. Dat levert twee dingen op: afwijkingen komen boven die een steekproef mist, en je eigen team hoeft veel minder overzichten te maken. De toegang blijft beperkt tot leesrechten.
Volledige populaties in plaats van alleen steekproeven
Wie werkt met aangeleverde exports, moet eerst vaststellen dat die exports volledig en juist uit het systeem komen. Met directe datatoegang vervalt die tussenstap: de accountant analyseert de volledige populatie aan transacties, rechtstreeks uit de bron. Selecties en uitzonderingen komen dan uit de data zelf.
Dat geeft een scherper beeld en het maakt de controle gerichter. De vragen gaan over de transacties die er echt toe doen, niet over wat toevallig op een lijstje stond.
Minder aanleverwerk en minder dubbele vragen
Elke export die je niet hoeft te draaien, is tijd terug voor je finance team. Geen mailwisselingen over welke kolommen erin moeten, geen versies die net verschillen, geen lijstjes die opnieuw moeten omdat de periode niet klopte.
En een groot deel van de irritatie in audits komt uit vragen waarvan het antwoord al ergens ligt. Kan het team eerst zelf in de administratie kijken, dan blijven alleen de vragen over die echt alleen jij kunt beantwoorden.
Scherpere risicoanalyse
Data-analyse over het hele boekjaar maakt patronen zichtbaar die in steekproeven onzichtbaar blijven: ongebruikelijke boekingen, doorbroken functiescheiding, afwijkende marges per maand. De controle kan zich daardoor richten op de plekken waar het risico echt zit.
En de beveiliging?
Terechte vraag. Directe toegang betekent niet onbeperkte toegang. Het gaat om een afgebakende koppeling met alleen leesrechten, en duidelijke afspraken over wie waarbij kan. Je accountant is bovendien gebonden aan strikte geheimhouding. Goed geregeld is dit veiliger dan losse exports die per mail rondgaan. Werk je met Business Central, Exact Online of een ander pakket met koppelingsmogelijkheden? Plan een kennismaking, dan laten we zien hoe dat werkt.
Wat dit betekent voor je controle
Welke controle-informatie de accountant verzamelt en hoe hij elementen selecteert, regelt Standaard 500; steekproeven vallen onder Standaard 530. Met directe toegang analyseert de accountant volledige populaties en richt hij zijn detailwerk op de uitzonderingen die daaruit komen; werkzaamheden buiten het systeem, zoals bevestigingen en fysieke waarnemingen, blijven bestaan. Jij regelt een afgebakende koppeling met leesrechten en legt vast wie waarbij kan. Levert de data verschillen op met wat je aanlevert, dan onderzoekt de accountant eerst de betrouwbaarheid van de bron. Bespreek vóór de interim welke systemen en tabellen de accountant kan uitlezen.
Zo kijkt de accountant ernaar
- Welke systemen bevatten je administratie en hoe sluiten ze op elkaar aan?
- Wie heeft welke rechten en hoe is dat vastgelegd?
- Op welke tabellen krijgt de accountant leesrechten?
- Welke handmatige boekingen lopen buiten het reguliere proces om?
- Zijn de exports die je aanlevert herleidbaar tot het systeem?
Veelgestelde vragen over datagedreven controle
Waarom wil de accountant rechtstreeks toegang tot je ERP?
Wie werkt met aangeleverde exports, moet eerst vaststellen dat die exports volledig en juist uit het systeem komen. Met directe datatoegang vervalt die tussenstap: de accountant analyseert de volledige populatie aan transacties, rechtstreeks uit de bron. Selecties en uitzonderingen komen dan uit de data zelf, waardoor de vragen gaan over de transacties die er echt toe doen.
Wat is het verschil tussen een steekproef en controle op de volledige populatie?
Een steekproef toetst een selectie en vertaalt de uitkomst naar een conclusie over de hele populatie; individuele afwijkingen buiten die selectie blijven daarbij onzichtbaar. Data-analyse over het hele boekjaar maakt patronen zichtbaar in elke transactie, zoals ongebruikelijke boekingen, doorbroken functiescheiding en afwijkende marges per maand. De controle richt zich daardoor op de plekken waar het risico echt zit.
Is directe toegang tot je administratie veilig?
Directe toegang betekent geen onbeperkte toegang. Het gaat om een afgebakende koppeling met alleen leesrechten, en duidelijke afspraken over wie waarbij kan. Je accountant is bovendien gebonden aan strikte geheimhouding. Goed geregeld is dit veiliger dan losse exports die per mail rondgaan.
Wat levert directe datatoegang je finance team op?
Elke export die je niet hoeft te draaien, is tijd terug voor je team. Er verdwijnen mailwisselingen over kolommen, versies die net verschillen en lijstjes die opnieuw moeten omdat de periode niet klopte. En omdat de accountant eerst zelf in de administratie kijkt, blijven alleen de vragen over die echt alleen jij kunt beantwoorden.
Dit artikel geeft een algemene toelichting op datagedreven controle en is geen advies voor jouw specifieke situatie.
Klaar voor een digitale audit?
Werk je met Business Central of Exact Online? Dan kan je controle waarschijnlijk sneller en scherper. Bel of plan een kennismaking, dan laten we het zien.
Bel direct: +31 6 21 80 98 55