Wanneer heb je een controleverklaring nodig bij een subsidie?
Of je een controleverklaring nodig hebt, bepaalt je subsidieverstrekker. De eis staat in de beschikking en in de subsidieregeling, vaak uitgewerkt in een controleprotocol. Bij kleinere subsidies volstaat meestal een eigen verantwoording, bij grotere controleert een accountant je subsidieverantwoording voordat de subsidie definitief wordt vastgesteld.
Wie bepaalt of een accountantsverklaring nodig is?
De subsidieverstrekker. Elke verstrekker legt in de subsidieregeling en de verleningsbeschikking vast hoe je je verantwoordt. Daar staat ook of er een verklaring van een accountant bij moet en welke vorm die heeft. In de spreektaal heet dat een accountantsverklaring, formeel is het bij een subsidie meestal een controleverklaring bij de subsidieverantwoording.
Waarom hangt de eis af van de hoogte van de subsidie?
| Vorm | Wanneer | Wat het inhoudt |
|---|---|---|
| Eigen verantwoording | Bij kleinere subsidies | Je stuurt de verantwoording zelf in; de verstrekker kan bewijsstukken opvragen of steekproeven doen |
| Rapport van feitelijke bevindingen | Als de regeling het voorschrijft | De accountant voert afgesproken werkzaamheden uit en rapporteert de uitkomsten, zonder oordeel |
| Controleverklaring | Bij grotere subsidies | De accountant controleert de subsidieverantwoording en geeft een oordeel met een redelijke mate van zekerheid |
| Combinatie | Als de regeling beide vraagt | Controleverklaring over de verantwoording plus een rapport over specifieke voorwaarden |
Verstrekkers wegen de verantwoordingslast af tegen het bedrag. Bij kleinere subsidies volstaat een korte verantwoording of een steekproef achteraf, bij grotere wil de verstrekker zekerheid van een accountant. Waar die grens ligt verschilt per regeling en per verstrekker: het Rijk hanteert andere afspraken dan een provincie, gemeente of Europees programma. De grens die voor jou geldt staat in je beschikking.
Wat is een controleprotocol voor een subsidie?
Een controleprotocol is de werkinstructie van de subsidieverstrekker aan de accountant. Het beschrijft wat er gecontroleerd moet worden, welke subsidievoorwaarden expliciet aandacht krijgen, welke foutmarges gelden en welk model de verklaring volgt.
Voor rijkssubsidies bestaan vaste accountantsprotocollen, bijvoorbeeld bij de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS. Daarnaast is er de Handleiding Subsidiecontroles van de Subsidy Audits Community van de NBA (actuele versie oktober 2024), die de verwachtingen tussen verstrekker, ontvanger en accountant stroomlijnt.
Andere verstrekkers, zoals provincies, gemeenten en fondsen, publiceren hun eigen protocol bij de regeling. Ontbreekt een protocol, dan stemmen accountant en verstrekker de aanpak vooraf af.
Welke verklaring vraagt de verstrekker?
De zwaarste vorm is de controleverklaring: de accountant controleert je subsidieverantwoording en geeft daarover een oordeel met een redelijke mate van zekerheid. Dit is de vorm die verstrekkers bij grotere subsidiebedragen vragen.
Daarnaast bestaat het rapport van feitelijke bevindingen. Daarin voert de accountant afgesproken werkzaamheden uit en rapporteert hij de uitkomsten, zonder oordeel. Sommige regelingen vragen beide documenten naast elkaar, elk met een eigen doel.
Hoe verloopt de route van verantwoording naar vaststelling?
Na afloop van het project of het subsidiejaar stel je de subsidieverantwoording op: een overzicht van de gemaakte kosten en geleverde prestaties volgens de indeling die de verstrekker voorschrijft. De accountant controleert die verantwoording tegen het protocol en geeft de verklaring af.
Met de verantwoording en de verklaring dien je de vaststellingsaanvraag in. De verstrekker stelt de subsidie daarna definitief vast. Dat is het moment waarop een voorschot echt van jou wordt, dus de verklaring is de sleutel tot die laatste stap.
Wie mag de verklaring afgeven?
Een registeraccountant of AA-accountant die aan een accountantskantoor is verbonden. Een subsidiecontrole is een assurance-opdracht en valt onder de controlestandaarden voor accountants. MOOS voert als audit-only kantoor uitsluitend controle- en assurance-opdrachten uit en heeft een AFM-vergunning voor wettelijke controles (13020156).
Subsidiecontrole bij stichtingen
Veel subsidieontvangers zijn stichtingen: in cultuur, onderzoek, zorg of maatschappelijk werk. Voor hen komt de subsidiecontrole vaak bovenop een bestaande controle van de jaarrekening, en juist die combinatie vraagt afstemming. Vier punten die dan spelen:
- De subsidieverantwoording sluit aan op de jaarrekening, maar volgt de indeling en definities van de verstrekker
- Personeelskosten en uren vragen een eigen onderbouwing per project of regeling
- Meerdere subsidies betekenen meerdere protocollen, elk met eigen eisen en deadlines
- De planning van de subsidiecontrole loopt het handigst mee met die van de jaarrekeningcontrole
Wie dat vroeg regelt, voorkomt dubbel werk: één datalevering die zowel de jaarrekeningcontrole als de subsidieverantwoording draagt.
Wat dit betekent voor jouw organisatie
Pak je beschikking erbij en lees wat er over de verantwoording staat. Drie vragen geven je het hele beeld: welke verantwoording vraagt de verstrekker, hoort daar een verklaring van een accountant bij, en is er een controleprotocol. Met die drie antwoorden weet je precies wat je moet organiseren.
Betrek de accountant voordat het project eindigt. Dan is de administratie nog in te richten op wat het protocol vraagt, zoals urenregistratie en aanbestedingsdossiers, en verloopt de controle straks op basis van een administratie die er klaar voor is.
Veelgestelde vragen over subsidiecontroles
Wat is een subsidiecontrole?
Een subsidiecontrole is de controle van je subsidieverantwoording door een accountant, volgens de eisen van de subsidieverstrekker. De uitkomst is meestal een controleverklaring die je meestuurt met de aanvraag tot vaststelling van de subsidie.
Wanneer heb je een accountantsverklaring nodig voor een subsidie?
Als de subsidieregeling of je verleningsbeschikking dat voorschrijft. De grens verschilt per verstrekker en per regeling, dus de beschikking is altijd het startpunt. Staat de eis erin, dan bepaalt het controleprotocol wat de accountant controleert.
Wat is een controleprotocol?
De werkinstructie van de subsidieverstrekker aan de accountant: wat er gecontroleerd wordt, welke subsidievoorwaarden aandacht krijgen, welke foutmarges gelden en welk model de verklaring volgt.
Wat is het verschil tussen een controleverklaring en een rapport van feitelijke bevindingen?
Bij een controleverklaring geeft de accountant een oordeel over je subsidieverantwoording met een redelijke mate van zekerheid. Bij een rapport van feitelijke bevindingen voert de accountant afgesproken werkzaamheden uit en rapporteert hij alleen de uitkomsten, zonder oordeel.
Dit artikel geeft een algemene toelichting op subsidiecontroles en is geen advies voor jouw specifieke situatie.
Ligt er een controle-eis in je beschikking?
Stuur ons de beschikking of het controleprotocol, dan vertellen we je wat we daarvoor van je nodig hebben. Bel of plan een kennismaking.
Bel direct: +31 6 21 80 98 55