Wat is een rapport van feitelijke bevindingen bij een subsidie?
Een rapport van feitelijke bevindingen is een verslag waarin de accountant vooraf afgesproken werkzaamheden uitvoert en de uitkomsten feitelijk rapporteert, zonder oordeel en zonder zekerheid. Bij subsidies schrijven verstrekkers deze vorm voor naast of in plaats van een controleverklaring. De vorm die geldt staat in je subsidieregeling en je beschikking.
Wat staat er in het rapport?
Het rapport beschrijft welke werkzaamheden zijn afgesproken, wat de accountant per werkzaamheid heeft vastgesteld en welke bevindingen daaruit kwamen. Feitelijk en zonder conclusie: de lezer trekt zelf de conclusies uit de bevindingen. Het rapport is bestemd voor de partijen die de werkzaamheden afspraken, meestal jouw organisatie en de subsidieverstrekker.
Waarin verschilt het van een controleverklaring?
| Aspect | Rapport van feitelijke bevindingen | Controleverklaring |
|---|---|---|
| Uitkomst | Feitelijke bevindingen per afgesproken werkzaamheid | Een oordeel over de subsidieverantwoording als geheel |
| Zekerheid | Geen zekerheid | Redelijke mate van zekerheid |
| Standaard | Standaard 4400 | Standaard 800-serie van de NV COS |
| Gebruik | Opdrachtgever en verstrekker, conform het doel in het rapport | Bij de vaststellingsaanvraag van de subsidie |
Bij een controleverklaring vormt de accountant een oordeel over de subsidieverantwoording als geheel en geeft hij daarbij een redelijke mate van zekerheid. Bij een rapport van feitelijke bevindingen geeft de accountant geen oordeel en geen zekerheid: hij voert de afgesproken werkzaamheden uit en rapporteert wat hij aantrof. Dat maakt de opdracht gerichter en lichter van opzet.
Wanneer volstaat een rapport van feitelijke bevindingen?
Als de subsidieregeling of de beschikking erom vraagt. Verstrekkers zetten het rapport in waar ze geen oordeel over de hele verantwoording nodig hebben, maar wel vastgesteld willen zien dat specifieke punten kloppen.
Bekende voorbeelden zijn regelingen van RVO waarbij je kostensystematiek wordt doorgelicht, en subsidieregelingen van SZW waarbij het rapport hoort bij ontvangen voorschotten. De regeling benoemt dan precies welke werkzaamheden de accountant uitvoert.
Ook los van een voorschrift kan het rapport nuttig zijn, bijvoorbeeld wanneer je als penvoerder wilt vaststellen dat de opgaven van projectpartners aansluiten op hun administratie.
Wat doet de accountant precies?
De werkzaamheden liggen vooraf vast, in het controleprotocol van de verstrekker of in de opdrachtbevestiging. Denk aan het aansluiten van opgevoerde kosten op facturen en betalingen, het natrekken van de urenregistratie van projectmedewerkers of het vaststellen dat een aanbestedingsdossier aanwezig is.
Per werkzaamheid rapporteert de accountant de uitkomst: wat is vastgesteld, welke afwijkingen kwamen naar voren en om welke bedragen of aantallen het gaat. Afwijkingen worden benoemd, niet gewogen.
Onder welke standaard valt de opdracht?
Het rapport van feitelijke bevindingen valt onder Standaard 4400 van de NV COS, de controlestandaarden van de NBA. Die standaard heet voluit: opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden.
Het rapport vermeldt voor welk doel het is opgesteld en dat het mogelijk niet geschikt is voor een ander doel. Bij subsidies bepaalt het controleprotocol wie het rapport krijgt, meestal jouw organisatie en de verstrekker.
Wat als de verstrekker toch een oordeel wil?
Dan vraagt de regeling om een controleverklaring bij de subsidieverantwoording. Sommige regelingen vragen beide documenten: de controleverklaring over de verantwoording en het rapport van feitelijke bevindingen over de naleving van specifieke subsidievoorwaarden. De beschikking en het protocol bepalen de combinatie.
Zo bereid je de opdracht voor
De opdracht valt of staat met de administratie achter de afgesproken werkzaamheden. Vier zaken die je klaarlegt:
- De beschikking en het controleprotocol, zodat de werkzaamheden en de rapportage-eisen vaststaan
- De projectadministratie met facturen, betaalbewijzen en onderbouwing per kostenpost
- De urenregistratie van medewerkers die op het project schreven
- Eerdere correspondentie met de verstrekker over wijzigingen in het project of het budget
Ligt dat klaar, dan kunnen de werkzaamheden in één keer worden uitgevoerd en voorkom je bevindingen die alleen over ontbrekende stukken gaan.
Wat dit betekent voor jouw organisatie
Check in je beschikking welke vorm de verstrekker vraagt: een controleverklaring, een rapport van feitelijke bevindingen of allebei. Die vorm bepaalt wat de accountant doet en wat je administratie moet kunnen dragen.
MOOS voert beide vormen uit, als audit-only kantoor dat uitsluitend controle- en assurance-opdrachten doet. Stuur ons de eis uit je beschikking, dan vertellen we je direct wat we daarvoor van je nodig hebben.
Veelgestelde vragen over het rapport van feitelijke bevindingen
Wat is een rapport van feitelijke bevindingen?
Een verslag waarin de accountant vooraf afgesproken werkzaamheden uitvoert en per werkzaamheid feitelijk rapporteert wat hij heeft vastgesteld. De accountant geeft geen oordeel en geen zekerheid; de lezer trekt zelf conclusies.
Geeft een rapport van feitelijke bevindingen zekerheid?
Nee. De opdracht valt onder Standaard 4400 en is uitdrukkelijk geen assurance-opdracht. Wil de subsidieverstrekker zekerheid, dan vraagt de regeling om een controleverklaring bij de subsidieverantwoording.
Wanneer is een rapport van feitelijke bevindingen verplicht bij een subsidie?
Als de subsidieregeling of de verleningsbeschikking het voorschrijft. Dat komt onder meer voor bij regelingen waarin je kostensystematiek wordt doorgelicht of waarin het rapport hoort bij ontvangen voorschotten. De regeling benoemt dan welke werkzaamheden de accountant uitvoert.
Mag ik het rapport delen met andere partijen?
Het rapport is opgesteld voor een omschreven doel en voor de partijen die de werkzaamheden overeenkwamen, meestal jouw organisatie en de subsidieverstrekker. Het kan een gebruiksbeperking bevatten; delen daarbuiten gaat in overleg met de accountant.
Dit artikel geeft een algemene toelichting op het rapport van feitelijke bevindingen en is geen advies voor jouw specifieke situatie.
Vraagt je verstrekker om dit rapport?
Stuur ons de beschikking of het protocol, dan vertellen we je wat we daarvoor van je nodig hebben. Bel of plan een kennismaking.
Bel direct: +31 6 21 80 98 55