Voorraad bij een fulfilmentpartner: hoe je het bestaan aantoont
Ligt je voorraad bij een fulfilmentpartner, dan toon je het bestaan aan met drie dingen samen: een voorraadopgave van je partner, een aansluiting daarvan op je eigen administratie, en een waarneming ter plaatse of een assurancerapport over de beheersing bij die partner. De accountant beoordeelt die drie in samenhang.
Waarom fysieke telling niet altijd kan
Bij een eigen magazijn woont de accountant de voorraadopname bij. Bij externe fulfilment kan dat soms nog, maar vaak niet: de locaties liggen verspreid, de partner heeft eigen telmomenten, en jouw voorraad ligt tussen die van anderen.
Dan verschuift de vraag. Niet meer: klopt wat ik zie. Maar: hoe betrouwbaar is wat mij wordt gerapporteerd, en waar rust die betrouwbaarheid op.
Wat de rapportage van je partner wel en niet bewijst
Het verschil zit in wie iets vaststelt en of die vaststelling navolgbaar is. Een getal uit een portaal is niet fout, maar het draagt zichzelf niet.
De aansluiting op je eigen administratie
Je eigen voorraadadministratie en die van je partner lopen zelden gelijk. Er zitten goederen onderweg tussen, retouren die nog verwerkt worden, en verschillen door telmomenten die niet samenvallen.
Die verschillen zijn normaal. Wat telt is of je ze verklaart en of je dat structureel doet, niet alleen in december. Een verschillenanalyse die het hele jaar meeloopt is aanzienlijk meer waard dan een reconstructie achteraf.
Wat je in je contract vastlegt
Veel van dit werk begint bij je overeenkomst met de fulfilmentpartner. Denk aan het recht op inzage en op een telling op jouw verzoek. Aan de frequentie en vorm van de voorraadrapportage. Aan de afspraak dat jouw accountant toegang krijgt. En aan wie het risico draagt bij verschillen.
Staat dat er niet in, dan moet je het regelen op het moment dat je het nodig hebt. Dat is zelden het beste moment.
Wat je klaarlegt
De overeenkomst met je fulfilmentpartner. De voorraadrapportages over het jaar. Je eigen verschillenanalyse met verklaring van de posten. Eventuele assurance-rapporten die je partner verstrekt. En de goederenstroom rond balansdatum.
Wat dit betekent voor je controle
Je fulfilmentpartner is voor de controle een serviceorganisatie, en daarop is Standaard 402 van toepassing; voor voorraad bij een derde geldt daarnaast Standaard 501. De accountant beoordeelt daarom niet alleen jouw voorraadadministratie, maar ook wat de rapportages van je partner waard zijn; een assurance-rapport van die partner, zoals ISAE 3402, speelt daarin een grote rol. Jij legt de overeenkomst, de periodieke voorraadopgaven en dat rapport klaar. Kan het bestaan van een materiële voorraadpositie niet worden vastgesteld, dan kan dat gevolgen hebben voor de strekking van de controleverklaring. Vraag je partner daarom vóór jaareinde naar zijn assurance-rapport en naar de periode die het dekt.
Zo kijkt de accountant ernaar
- Over welke periode dekt het rapport van je partner, en dekt het jouw locaties?
- Sluit de opgave van je partner aan op je eigen administratie, en zijn de verschillen verklaard?
- Wie kan de voorraad fysiek waarnemen en wanneer?
- Welke afspraken over toegang en telling staan in het contract?
- Hoe loopt de goederenstroom rond balansdatum?
Veelgestelde vragen over voorraad bij een fulfilmentpartner
Hoe toon je het bestaan aan van voorraad die bij een fulfilmentpartner ligt?
Als de accountant de telling niet zelf kan bijwonen, verschuift de vraag van klopt wat ik zie naar hoe betrouwbaar is wat mij wordt gerapporteerd. Bestaan onderbouw je dan met een ondertekende telrapportage van je partner, een assurance-rapport over diens processen en een verschillenanalyse die de rapportage aansluit op je eigen administratie; de accountant beoordeelt of hij daarop kan steunen.
Wat bewijst de voorraadrapportage van je fulfilmentpartner wel en niet?
Een ondertekende telrapportage van de partner is bewijs over bestaan, een assurance-rapport over de processen van de partner is bewijs over beheersing; de accountant beoordeelt of ze jouw voorraad en jouw periode dekken. Een voorraadoverzicht uit het portaal, een export die je zelf hebt gedraaid of een schermafdruk van een saldo draagt zichzelf niet: het verschil zit in wie iets vaststelt en of die vaststelling navolgbaar is.
Waarom wijkt je eigen voorraadadministratie af van die van je fulfilmentpartner?
Er zitten goederen onderweg tussen, retouren die nog verwerkt worden, en verschillen door telmomenten die niet samenvallen. Die verschillen zijn normaal. Wat telt is of je ze verklaart en of je dat structureel doet: een verschillenanalyse die het hele jaar meeloopt is aanzienlijk meer waard dan een reconstructie achteraf.
Wat leg je vast in het contract met je fulfilmentpartner?
Het recht op inzage en op een telling op jouw verzoek, de frequentie en vorm van de voorraadrapportage, de afspraak dat jouw accountant toegang krijgt, en wie het risico draagt bij verschillen. Regel je dit bij het aangaan van de overeenkomst, dan heb je het op orde op het moment dat de controle erom vraagt.
Dit artikel is een algemene toelichting en geen advies voor jouw specifieke situatie.
Twijfel je? In één gesprek weten we het.
Stuur je cijfers of bel direct: we lopen de criteria samen langs en je weet meteen waar je staat.
Bel direct: +31 6 21 80 98 55