Je eerste controle, stap voor stap
Een eerste wettelijke controle verloopt in vier fasen: acceptatie en planning, een risicoanalyse van je processen, het controlewerk op de administratie, en de afronding met controleverklaring en management letter. Wat het meeste scheelt is vroeg beginnen met je dossier, want de kwaliteit van je aanlevering bepaalt het verloop.
Zo verloopt een controle
Een jaarrekeningcontrole bestaat grofweg uit vier fasen. Het begint met een kennismaking en kick-off, waarin de accountant je organisatie leert kennen, samen met jou de scope bepaalt en een risico-inschatting maakt. Daarna volgt de interimcontrole, meestal in het najaar, waarin je processen en interne beheersing worden beoordeeld.
Na afloop van het boekjaar volgt de jaareindecontrole op de cijfers zelf. Het sluitstuk is de rapportage: de controleverklaring, plus bevindingen en aanbevelingen waar je iets aan hebt.
Wat je moet voorbereiden
De accountant vraagt om een administratie die aansluit. Concreet: aansluitingen tussen subadministraties en grootboek, onderbouwingen bij schattingsposten, vastgelegde processen voor de belangrijkste geldstromen, en een dossier met contracten, financieringsafspraken en notulen. Hoe completer dit ligt, hoe soepeler de controle loopt.
Reken erop dat een eerste controle voor beide kanten intensiever is dan de jaren erna. De accountant bouwt een dossier vanaf nul op en controleert ook je beginbalans. Vanaf jaar twee gaat het sneller, zeker met dezelfde partner die je organisatie dan al kent.
De fouten die eerste-keer-bedrijven maken
We zien drie klassiekers. Te laat beginnen: wie in januari start met voorbereiden voor het afgelopen jaar, loopt achter de feiten aan. Denken dat de accountant het wel uitzoekt: een controle is geen samenstelopdracht, de accountant controleert wat jij oplevert. En de interne beheersing onderschatten: processen die alleen in hoofden zitten, zijn niet toetsbaar.
Begin in het boekjaar zelf
De beste tip die we kunnen geven: wacht niet tot het boekjaar voorbij is. Zoek in de loop van het jaar al een accountant, plan de interim vóór de jaarafsluiting en gebruik de bevindingen om je administratie op orde te brengen. Zo komt niet alles samen in een paar hectische weken. Sparren over je eerste controle? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen over je eerste controle
Uit welke fasen bestaat je eerste jaarrekeningcontrole?
Uit vier fasen: een kennismaking en kick-off waarin de accountant je organisatie leert kennen en samen met jou de scope en risico-inschatting bepaalt, de interimcontrole op je processen en interne beheersing, de jaareindecontrole op de cijfers zelf, en de rapportage met de controleverklaring plus bevindingen en aanbevelingen.
Wat bereid je voor op een eerste jaarrekeningcontrole?
Een administratie die aansluit: aansluitingen tussen subadministraties en grootboek, onderbouwingen bij schattingsposten, vastgelegde processen voor de belangrijkste geldstromen, en een dossier met contracten, financieringsafspraken en notulen. Hoe completer dit ligt, hoe soepeler de controle loopt.
Welke fouten maken organisaties bij hun eerste controle?
Drie klassiekers: te laat beginnen, denken dat de accountant het wel uitzoekt terwijl een controle geen samenstelopdracht is, en de interne beheersing onderschatten. Processen die alleen in hoofden zitten, zijn niet toetsbaar. Begin daarom in het boekjaar zelf met voorbereiden, niet pas na afloop.
Waarom is een eerste controlejaar intensiever dan de jaren erna?
De accountant bouwt een dossier vanaf nul op en controleert ook je beginbalans. Vanaf jaar twee gaat het sneller, zeker met dezelfde partner die je organisatie dan al kent.
Dit artikel geeft een algemene toelichting op een eerste jaarrekeningcontrole en is geen advies voor jouw specifieke situatie.
Voor het eerst controleplichtig?
We vertellen je precies wat er in jouw situatie nodig is en wanneer je wat moet regelen. Bel of plan een kennismaking, dan nemen we het samen door.
Bel direct: +31 6 21 80 98 55